Generalmente mantenemos reuniones con otros compañeros o colaboradores a través de Teams de manera que todos los asistentes participan con los mismos permisos o posibilidades en las mismas.
Pero puede ocurrir que queramos mantener una reunión donde queramos limitar la participación de los distintos asistentes para controlar la reunión mediante la asignación de roles o perfiles.
Teams cuenta con tres perfiles de participantes en una reunión: el organizador, los moderadores y los asistentes. La funcionalidad de cada uno de ellos, viene recogida en el siguiente cuadro.
Configuración previa a la reunión
Para poder asignar los perfiles, primero debemos convocar una reunión de Teams, como vimos en este artículo del blog, y hacer el envío de la misma.
Una vez convocada, el organizador puede ajustar las opciones de la reunión, así como los perfiles de los distintos asistentes. Para ello, en el enlace a la reunión del correo de la convocatoria, el organizador pulsará en “Opciones de reunión”
Se abrirá una pestaña en el navegador con las distintas opciones:
En “¿Quién puede omitir la sala de espera?”, podemos elegir quienes de los convocados pueden acceder directamente a la reunión o bien deben esperar en la sala. Lo conveniente es que las personas de la Comunidad de Madrid o colaboradores puedan acceder directamente, mientras que los convocados externos, deberán esperar a que se les dé acceso.
Las opciones de “Permitir a los autores de llamadas omitir la sala de recepción” y “Anunciar cuándo los autores de las llamadas se unen o se van” se pueden dejar en No, pues no está disponible como servicio el conectarse a una reunión desde una llamada de teléfono.
Con la opción “¿Quién puede presentar?” seleccionamos quienes van a poder actuar como moderadores. Si queremos que sean unas personas específicas de entre los convocados, elegiremos la opción “Personas específicas”
Al seleccionar dicha opción, se nos mostrará una nueva opción, “Seleccionar moderadores para esta reunión” y al desplegar “Buscar participantes”, podremos elegir los moderadores entre los convocados.
Nota: no podremos dar de alta como moderador a una persona externa a nuestra organización en este momento. Sí será posible hacerlo cuando se haya iniciado la reunión. Si queremos que los asistentes no puedan activar por si mismos su micrófono en caso de que se les haya silenciado, como puede ser el caso para una clase o ponencia, marcaremos la opción “No” en “Permitir que los asistentes reactiven el audio”.
Por otro lado, si queremos mantener el chat activo durante la reunión, dejaremos como “Habilitado” la opción “Permitir chat de reunión”. Igualmente, si queremos dejar disponible la opción “Permitir reacciones”.
Para salvar la configuración, pulsaremos el botón “Guardar”
Configuración durante la reunión
Una vez iniciada la reunión, es posible ajustar los parámetros de configuración de la reunión. Para ello, pulsaremos en el icono de “Más opciones” y luego en “Opciones de reunión”
Y se nos abrirá un panel con las mismas opciones de configuración que podremos modificar.
Asignación de perfiles
En la reunión, el organizador y los moderadores podrán cambiar los perfiles de los convocados, pasando de un perfil de asistente a moderador y viceversa, además de todas las otras opciones indicadas previamente para con la ejecución de la reunión como son la fijación de un ponente en pantalla, el silenciado de los asistentes, … Para ello pulsaremos en “Mostrar asistentes”
Y desde allí tendremos las opciones de “Silenciar a todos” que cerrará los micrófonos de todos los que participan en la reunión.
Es de destacar que, si tenemos configurada la reunión impidiendo que los asistentes reactiven el audio, para que un asistente pueda hablar, debe primero “Levantar la mano” y después un moderador debe cederle la palabra activando su micrófono.
Además, como moderadores, tendremos la posibilidad de hacer foco sobre una persona para que se muestre ocupando toda la pantalla.
Para ello, al pasar sobre el nombre de la persona, se mostrarán los tres puntos de “Más opciones” y al pulsar seleccionaremos “Poner en primer plano”
IMPORTANTE: También podremos convertir a ese asistente en moderador, incluso si esa persona es externa a la Comunidad de Madrid. Cuando configurábamos la reunión, no podíamos asignar la función de moderador a los participantes externos. Es una vez iniciada la reunión, cuando podemos hacerlo.
Nota: Los asistentes externos podrán participar en el chat, pero no tendrán disponible la posibilidad de adjuntar documentos al mismo por motivos de seguridad, ya que no hay una autenticación de los mismos.
Finalmente, indicar que es posible descargar por el organizador de la reunión la lista de asistentes y la información de cuando entran y salen de la reunión. Para ello, una vez pulsado “Mostrar participantes”, pulsaremos el icono de “Más acciones” y la opción “Descargar lista de asistencia” que nos generará un fichero csv con los asistentes a la reunión.
