- Creación de un grupo de seguridad paras usuarios externos
- Compartición de la carpeta
Creación de grupo de seguridad para los usuarios externos
Esta opción, que es la preferente, nos permite gestionar al conjunto de usuarios externos de manera similar a como gestionamos los usuarios de nuestro sitio, mediante un grupo de seguridad de Sharepoint así como la asignación de un nivel de permisos deseado para dicho grupo, en el que incluiremos a los usuarios que queremos que puedan acceder.
Los pasos a seguir son:
- Crear grupo para los usuarios
Crearemos el grupo en el que daremos de alta los usuarios externos a los que damos acceso a la carpeta. La característica especial de este grupo, es que no tendrá acceso alguno a nuestro sitio, sino únicamente a la carpeta. Desde la página inicial del sitio, pulsaremos la “Configuración” del sitio y seleccionamos “Permisos del sitio”:
En el panel, elegiremos la opción “Configuración de permisos avanzada”
Se nos muestra la relación de grupos de seguridad del sitio y seleccionaremos “Crear grupo”
Se nos muestra el formulario de creación, donde daremos “Nombre” al grupo y sustituiremos al propietario del grupo propuesto por los propietarios del propio sitio
Dejaremos las opciones de “Configuración del grupo” y “Solicitudes de participación” sin modificar sobre las opciones propuestas
Y de especial importancia, dejaremos las opciones de “Otorgar permiso de grupo a este sitio” sin marcar y pulsaremos en crear.
De esta manera, los miembros de dicho grupo no tendrán acceso al sitio de SharePoint de manera global. Y ya podremos dar de alta a las personas que vayan a acceder a la carpeta, sean internos o externos a la organización. Los usuarios externos recibirán un correo para poder enlazar su cuenta y quedar registrados como invitados en nuestro directorio.
El proceso que seguirán viene indicado en el documento Guía de Acceso a SharePoint para Usuarios Externos
En la carpeta que queramos compartir, damos permisos de visualización o edición al grupo anteriormente creado. Para ello seleccionamos la carpeta, pulsamos el botón “Abrir el panel de detalles” y marcaremos en “Administrar el acceso”.
En la pantalla pulsaremos “Dejar de heredar permisos”, pues en esta carpeta en principio hereda los permisos y da acceso a los grupos mostrados, pero debemos incorporar al grupo de Usuarios externos creado.
Aceptamos el cambio
Y daremos permisos al grupo pulsando en “Conceder permisos”
Incluiremos al grupo de usuarios creado y haremos clic en “MOSTRAR OPCIONES”
Elegimos el nivel de permisos, “Editar” si queremos que puedan incorporar ficheros o “Leer” si sólo pueden visualizar, y pulsaremos “Compartir”
Veremos como el grupo se ha incorporado entre los grupos de usuarios de la carpeta
Los usuarios habrán recibido un correo desde donde acceder.
Y si ya han asociado su cuenta al directorio de Microsoft, podrán acceder únicamente a la carpeta.
Compartición de la carpeta
Similar a la manera en que compartimos en OneDrive, podemos compartir una carpeta con un usuario o usuarios de manera directa.
Y nos mostrará el clásico cuadro de compartición desde donde dar los permisos de lectura o escritura, e indicar con que usuarios lo compartimos.
¿Qué método utilizar?
Aunque el primer método sea un poco más complicado, desde un punto de vista de administración del espacio de SharePoint es mucho más conveniente pues podemos trabajar con un grupo de usuarios a los que daremos de alta y baja en el mismo, podremos cambiar los niveles de permisos de manera global en el grupo o incluso ampliar los accesos a otros elementos del sitio de manera rápida, por ejemplo otras carpetas, bibliotecas, listas etc.
