OneDrive dispone de la posibilidad de añadir comentarios en documentos compartidos que no son de Office, como pueden ser imágenes, pdf, audios o vídeos.
Esta funcionalidad permite documentar los cambios y modificaciones que hayamos realizado en dichos documentos, e informar a las distintas personas que los comparten.
Estos comentarios sólo pueden añadirse cuando hemos compartido un documento en modo edición, por lo que tendremos que marcar esta opción al compartir el documento:
Quien comparte el documento puede incluir comentarios en OneDrive para con el fichero. Para ello, con el fichero seleccionado, pulsa en “Abrir panel de detalles”
Y se mostrará información relativa al fichero como son los permisos de acceso, la actividad de ediciones, tipo de fichero, tamaño, … Para añadir un comentario, bastará con escribir el comentario en el cuadro de texto “Agregar un comentario” y pulsar el botón “Enviar”.
Si se quiere eliminar un comentario que se ha añadido, basta con pulsar en la opción “Mostrar acciones” del comentario y seleccionar “Eliminar”
Podremos recibir notificaciones de nuevos comentarios de colaboradores por correo electrónico, y así no tener necesidad de abrir OneDrive y acceder a la información del fichero. Para ello tenemos que dejar activado la opción de “Activar notificaciones”
Importante: para que OneDrive envíe notificaciones sobre ficheros individuales, debe estar activada la opción de “Notificación de correo electrónico cuando otros usuarios respondan a tus comentarios” desde la configuración global de OneDrive. Para ello accedemos a la misma desde la barra superior
Seleccionaremos “Configuración de OneDrive”
Y marcaremos como “Activada” la opción de “Notificación de correo electrónico cuando otros usuarios respondan a tus comentarios”
Además de añadir comentarios a ficheros que no son de Office, una nueva posibilidad que brinda OneDrive para trabajar colaborativamente es emplear el modo revisión a la hora de compartir un documento, en este caso para documentos de Word. Esta opción nos permite limitar la incorporación de comentarios y sugerencias a un documento sin que sea modificado.
El propietario del mismo podrá posteriormente incorporar dichas aportaciones al documento.
Para compartir un documento en modo de revisión deberemos seleccionar la opción “Permitir la edición” a la hora de compartir el documento de Word y activar la opción “Solo abrir en modo revisión”
Cuando la persona o personas con que hayamos compartido el documento abran el mismo, se le indicará que está en modo Revisión.
Sólo podrán añadir sugerencias al texto de los documentos y comentarios, que quedarán indicados por el color del texto y aparecer como subrayado.
