Compartir una carpeta de SharePoint con usuarios sin acceso al sitio

Muchas veces es necesario compartir información o documentos con colaboradores externos, tanto empleados de la Comunidad como de fuera de la misma, sin tener que darles acceso a nuestro sitio de SharePoint. 

Es decir, que únicamente puedan acceder a una carpeta específica con documentos. SharePoint nos proporciona dos vías para hacerlo mediante: 

• Creación de un grupo de seguridad paras usuarios externos 
• Compartición de la carpeta 

Creación de grupo de seguridad para los usuarios externos 

Esta opción, que es la preferente, nos permite gestionar al conjunto de usuarios externos de manera similar a como gestionamos los usuarios de nuestro sitio, mediante un grupo de seguridad de Sharepoint así como la asignación de un nivel de permisos deseado para dicho grupo, en el que incluiremos a los usuarios que queremos que puedan acceder.

Los pasos a seguir son: 

1. Crear grupo para los usuarios 

Crearemos el grupo en el que daremos de alta los usuarios externos a los que damos acceso a la carpeta. La característica especial de este grupo, es que no tendrá acceso alguno a nuestro sitio, sino únicamente a la carpeta. Desde la página inicial del sitio, pulsaremos la “Configuración” del sitio y seleccionamos “Permisos del sitio”: 

Salas para subgrupos en reuniones de Teams

Muchas veces es adecuado poder trabajar en subgrupos dentro de una reunión virtual de un colectivo grande, para poder compartir ideas, avanzar en el desarrollo de diversos temas, … Esto puede realizarse ya en Teams, mediante las salas para subgrupos de reuniones. 

Una vez iniciada la reunión, para activarlas, deberemos ser uno de los organizadores de la reunión y hacerlo desde la aplicación de escritorio. Una vez ya se han unido los asistentes, para activarlas, en los controles de reunión pulse en el icono de Salas  de grupo